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事務処理するなら必見!便利なエクセル関数ランキング10!

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事務処理するなら必見!便利なエクセル関数ランキング10!

エクセルで事務処理を行う事が多いのだが同じ作業が多いので効率化をしたい。

なぜなら作業が単調になるので飽きがきてしまう。

しかし事務処理はやらねばならぬ時もあるのが自営業の定め。

いつかは事務員を。

そんな夢を見る前に現実を。

わたしが事務処理を最適化するために取り入れているのがエクセルの関数だ。

調べてみるとエクセルの関数は合計で476個も定義されている事がわかった。

ただ必要以上に覚える事はない。

そこで普段から使う関数の中でオススメするエクセル関数を抜粋した。

使える関数をランキング形式にしてみた。

ぜひ活用されたし。

【ランキング10位】数値最適化関数(IntやRound)

まずは数値を最適化する関数からだ。

事務処理では数値を扱う処理が多い。

特に面倒なのが小数点にまつわる処理だ。

無駄に「.001」などと入っている日には怒りを感じる。

そんな端数、切ってしまえ。

言葉でいうのは簡単だが、エクセルは正直者だ。

しっかりそこまでコピペしてくれる。

そこで使えるのが「Int」や「Round」などの数値最適化関数になる。

小数点に関してはInt関数が有効的だ。

以下は切り捨てと設定できる。

Roundは指定した桁数で数値を最適化してくれる。

使う場面としては予算など最低桁数が千円単位などの場合に有効だ。

【ランキング9位】日付時間関数(MonthやHourやWeekdayなど)

次に日付や時間に関する関数が使えると判断した。

例えばドキュメントの中から「月」のデータだけ抽出したい場合や曜日を抽出したい場合に適用できる。

10月9日
9月27日

「Month(A3) = 10」「Day(A3) = 9」

「Month(A4) = 9」「Day(A3) = 27」

日時がバラバラになっているデータから月だけ、日だけを抽出できるので便利。

「Weekday」関数は1週間のうち何曜日か抽出する関数になる。

Weekday関数は「日曜日=1」から始まり「土曜日=7」で終了する。

【ランキング8位】表内検索関数(VlookupやHlookup)

次に少し難しいが非常に使える関数の紹介。

「Vlookup」「Hlookup」の2つ。

この2つは表内検索に非常に有効的。

データ集計や統計情報を作成する際に非常に役立つオススメの関数だ。

少し使い方が難しいのは概念と引数の多さだろう。

ちなみに、VとHの違いは縦か横かの違い。

「V」は「Vertical」の縦の意味。

「H」は「Horizon」の横の意味。

使い方は縦か横かの違いだけで同じなので参考にされたし。

Vlookup(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)

Hlookup(検索値, 範囲, 行番号, 検索の型)

引数は4つある。

これが少し使いづらさを出すが、関数としての能力が高い。

検索値(例えば「りんご」)を検索し、範囲指定(例えば「B2:H6」)、結果をVlookupなら列番号、Hlookupなら行番号を、そして型の検索とは条件一致が「True」で、不一致が「False」となる。

言葉では難しいかもしれないが非常に使いやすい関数。

【ランキング7位】検索置換系関数(FindやReplace)

文字検索はライトに使える関数も存在する。

検索関数「Find」は一致する値を検索する。

痴漢関数「Replace」は一致した値を置換する。

これらはライトに使用できる。

また他の関数と組み合わせる事で力を発揮する。

わたしは後で紹介する「Text」や「Len」関数と組み合わせる事が多い。

【ランキング6位】表示形式変換系関数(TextやValueなど)

次に表示形式変換関数だ。

エクセルは非常に頭が良く、日付データのような形式を入力すると勝手に日付だと判断して日付表示を行う。

例えば「2018/10/27」というデータを入力したとしよう。

するとエクセルは勝手に「2018/10/27」という日付型のデーターに変換してくれる。

これを数値で表したり、曜日表示させたりするのが表示形式変換関数になる。

例えば「2018/10/27」を曜日表示させると「土」となるわけで、この呼び出し方法は「=Text(A3),”aaa”」となる。

(データーがA3のセルにある場合)

もし「2018/10/27」を数値で表す時は「=Value(A3)」とすると「43383」となる。

使う人はいなさそうだが。

【ランキング5位】統計系関数(AverageやCountなど)

次に統計処理で便利な関数。

「Average」や「Count」、「Max」「Min」などがこれに該当する。

その中でもよく使うのは「Count」だ。

カウントはそのままでデーターの個数をカウントする関数になる。

データがいくつ格納されているのか把握できる便利な関数。

最大値「Max」と最小値「Min」があれば範囲も絞れる。

これだけで統計処理は抜群に便利になる。

関数ではないがエクセルの機能にある「条件付き書式」機能も非常に便利

これは別の機会に共有しようと思う。

個人的に意外と使わないのが「Average」なのだが。

【ランキング4位】文字操作系関数(LenやMidやTrimなど)

次は文字列操作系関数だ。

わたしは事務処理以外にも帳票作成作業などを業務で行う事があり、文字列操作が必要になる。

そんな時に便利な関数が「Len」、「Trim」、「Left」、「Mid」、「Right」などの関数になる。

これらは指定した文字を含む文字列を抽出したり、指定した文字数以降を非表示にしたりできる関数。

例えばA3に「わたしのブログはIT坊やだからさである。」とした場合。

Len関数を使うと「=(len(A3)」にすると「20」という数値が返ってくる。

これだけだと使い勝手が悪いので「IT坊や〜」の後ろだけ表示したい場合。

「=RIGHT(A3,LEN(A3)-(FIND(“I”,A3)-1))」

少し複雑だが、右詰の関数表示はLenやFindの合わせ技になる。

左側だけなら更に簡単で次の様にする。

「=LEFT(A3,FIND(“(“,A3)-1)」

わたしはよくFind関数をこれらと一緒に使用する。

と言うか使わなければ実現できない。

事務処理というよりは帳票に特化した関数になる。

【ランキング3位】条件関数(IfやAndやOrなど)

次にシステムチックな条件関数をランキングに入れた。

今思えばランキング形式にしていることを忘れていた。

既に3位まできているではないか。

ランキング3位にはIf、And、Orなどの条件関数を選出した。

これらの関数は説明する必要もないくらい汎用性のある関数だ。

Ifは条件式を入れて、該当する結果であればその期待値の通りを表示する。

「=If(A3 > 30, true)」

A3の値が30以下であれば「True」を返すという条件式。

AndやOrは式を連結させる際に使用する。

「=If(Or(A > 30),(A < 90))」

AndやOrを使えば、この様に2つの条件式を一つにする事が可能。

【ランキング2位】現在情報取得関数(TodayやNow)

事務処理は基本同じ作業を繰り返す。

その特性から使い回しのドキュメントで対応可能だ。

ただ使い回すので同じようなドキュメントが量産される。

そこでハッキリ区別しておかなければならないのがいつのドキュメントなのかという事。

そこで便利になるのが現在情報を取得する関数だ。

具体的には「Today」「Now」である。

Todayは今日の日付を「yyyy/mm/dd」で取得。

Nowは「yyyy/mm/dd hh:mm:ss」で取得。

これをエクセルのどこかのセルにセットしておくだけでいつ作成したドキュメントか判断できる。

わたしは隠しシートにこの関数を埋め込んでそれを参照する形を取っている。

エクセルデータを全消しする時に謝って関数を削除する事がないからだ。

【ランキング1位】合計関数(SumやSumifなど)

最後に最もよく使う関数、合計関数について。

合計関数は「Sum」「Sumif」が最も有効。

Sumは単純に範囲内の数値の合計を表す関数になる。

Sumifは範囲内の条件に一致したセルの合計値を集計する。

どちらも合計値を集計するのでデータ収集に特化している。

ランキングを作ってみたが、どれも使う関数ばかりだ。

逆にこのランキング以外に存在する関数はほとんど使わない。

「CHISQ.INV」や「FISHER」など調べてみたら出てきたが一度も使った場面に遭遇した事がない。

エクセルは便利だが、一般人にはその真価は理解できないレベルだ。

本物の人間とは一般人には理解されないものなのか。

今日も良い1日を。

      

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